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你拿時間做什麼?一位設計師的高效時間管理訣竅
有一天同事走過來我旁邊說,為什麼你做很「快」 — — 什麼意思?什麼叫快?是做事很快?還是想事情很快? 我們就互相分享自己的workflow,也因此有這個機會分享我的workflow給各位thinker or designer。

我是一位設計師,成立一間設計工作室,叫 BORING Design Lab專注於打造品牌與數位體驗,我們不只是一間設計研究室,同時開發自己的品牌與產品。同時,我會去咖啡廳&公園散步來整理思緒,並用文字的方式記錄在 LATTE & PARK ,分享設計、廣告與科技議題給有興趣的人。

這篇文章的誕生,是因為我在跟同事討論工作流程與如何提高工作效率時所衍伸出來的。有一天同事走過來我旁邊說,為什麼你做很「快」 — — 什麼意思?什麼叫快?是做事很快?還是想事情很快? 我們就互相分享自己的workflow,也因此有這個機會分享我的workflow給各位thinker or designer。

目前我在Intertrend (廣告設計公司)擔任全職設計師,同時我也經營BORING Design Lab。因此基本上,每一天都在工作,沒有所謂的週休二日與早上9點進公司下午5點離開公司這種生活,所以這種workflow不是適用在每一個人身上。

一週工作安排:你會怎麼分配自己的時間

我會把Intertrend與Boring Lab工作清單分開,80%的時間與精力會放在公司上,剩下的20%的時間會放在Boring Lab。這個80/20分法,是我在一本書上看到的。畢竟我還只是一個設計師,要學習的地方還很多,因此要把時間與精力投資在邊際效應最大的地方,就是廣告設計公司,剩下的時間就可以放在Boring Lab。

現實面來說,Boring Lab的資金與空間雖然比較自由,但是不穩定,所以我把Boring Lab定義成嘗試是一些從來沒有試過的案子。但是這不代表我花的時間少 = 收穫少;有時候反而是相反,花的時間少,收穫超乎原本想像。(Like YOTTA每日設計

 

我是一個很早起床的人,而且我就住在離公司不到30秒鐘的地方(真的就在隔壁,因為我不會開車),所以早上比別人多1–2個小時的時間,不需要把時間花在LA最有名的塞車中。通常早上起來第一件事,千萬不要去看手機,因為一看就會忍不住開始想工作上的事。

早上第一件事,就是去洗澡,煮早餐,享受一個人,沒有人打擾的一段幸福時間。然後,我讓自己的創意大腦慢慢起床,再慢慢走去公司。這應該是我的起床儀式吧。(參考「台客劇場》早起週記 (上) 」

進公司第一件事,問自己「今天要完成什麼?」

通常進公司第一件事,不是開始做設計,反而是開始思考「今天要完成什麼」?把我的Google Calendar and Things 打開,這兩個能讓我掌握每一個案件的狀況。Google Calendar 讓我大概知道今天會有幾個會議,可以執行的時間剩多少;Things 是給我一個big picture,讓我了解目前所有案件進行到哪裡。(這邊所謂的執行,包括思考概念,與工作上的做設計)

在Things,我把所有的案子分成三個:Ongoing,Hold,Done。

  • Ongoing都是首要執行的案子,通常都是最重要,所以我把這個清單放在第一個。
  • Hold,通常是把球丟回去客戶那邊,等待回應。
  • Done,就是完成的作品。有時候這是一個保險栓,不是每一個人都知道你在做什麼,這是一個清單你可以說明「我這段時間做了什麼」,同時也讓自己了解這段時間做了什麼事情。

在Google Calendar中:

  • 藍色的框框是開會,藍色就是我常常提到的突如其來無法掌握的。
  • 黃色的框框是我自己設定的「執行時間」,黃色就是我們可以掌握的時間,所以更應該花時間來思考黃色的「執行時間」,到底要做什麼事情。

對於設計師,我們都會有一個deadline,只要在deadline前把東西生出來就好了,所以盡量專注在規劃,不是ㄧ直計畫。因為計畫會被「開會」和其他的鬼事打斷,所以隨時根據每天發生的意外變動計畫,但是時間還是壓在規劃上。

盡可能偷跑,千萬不要等

我覺得對於設計師來說,思考與執行的時間應該是要佔最大部分的時間,而開會的時間應該是要佔最少的部分,但有時候也要根據職位來做區分。

如果我有五天的時間來完成一個案子,通常會把工作量除於5,所以一天是完成20%。但是只要你有空擋的時間,要盡量偷跑,因為在這世界上,狗屁事總是會發生。應該分成40%,30%,20%,10%,所以你還有多一天可以預防狗屁事發生。就算有一個混蛋,把你的時間表定一大堆meeting,你也可以心平氣和的去參加meeting,因為你的mindset跟你說,我還有時間來做執行設計,不會讓突然出現的鳥事吃掉時間。

通常一個案子會配一個PM(Project manager)來管理整個案子的進度,但是有些PM不太了解設計師的工作流程與方式,甚至覺得設計就是畫畫,一天兩天就可以畫出來了 — — 是沒有錯,是有辦法一天兩天就設計出來;但是他們卻忘記執行設計前,「思考的時間」這才是設計師最有價值的地方。

執行設計,只要會Adobe每一個人都可以「畫畫」,但不是每一個人可以「思考」讓idea 變成 concept。idea 對於我來說就是seed,思考用對的方式來栽種seed變成concept。concept 對我來說是合理並可執行的,每一個人都可以有idea,但不是每一個人都有可以把idea變成concept的能力。

最好的辦法是讓PM了解你的Workflow,共同制定雙方都是舒服的Workflow,但不是制定完後,就丟回去給PM,然後等待指示處於被動。如果一直處於被動,可能會面對一些狀況,因為當這個Project丟到你身上時,可能剩不到幾天可以執行與思考,沒有給足夠的時間去完成,或是PM高估你的能力,設定超出的設計師的能力範圍。這樣做出來的東西,我也不相信品質可以多穩定,自己壓力也會很大。

處於主動,並去了解Project的走向是不是跟規劃的方向一樣,讓自己有時間可以思考與想像大概雛形,這可以減少後面執行的時間,也可以分享你的想法。如果自己偷跑,也要隨時跟PM更新狀況,讓他也可以更新自己的計畫。

設計師主動干預,是為了讓Project合理性的執行,不是減緩速度。

分享你的idea給公司所有的人

我最喜歡把我自己的作品分享給身邊所有的人,然後說:「你覺得怎麼樣?」。你可以聽,但不一定要改。要不要改,應該是根據設計師的專業知識來改,但有時候設計師會看漏一些地方,這時候需要旁邊的人來打破設計師的高牆。

分享一個故事給大家。我做了一個巧克力包裝的海報,問一個設計師的意見,他說:「我覺得這個字體怪怪的,可能可以再高一點點」;然後我問另一個朋友,他說:「我要去哪邊買這個巧克力?要不要放一個地址?」有時候設計師會注意到一些平常人不太在乎的地方,但是有時候這些細節卻成為高牆擋住設計師的眼睛。大眾或許不會在乎到字體從36pt 變成 40pt,但卻在乎沒有地圖,那我要去哪邊買。

不要一直說:對方不懂,對方不懂我的設計。或許對方不懂,是因為我們設計上有些問題被高牆擋住了。不同的觀點,也會給出一些你從來沒有想過的好idea。這時候設計師們請閉上你的嘴巴,好好聆聽。要不要改是我們的事,但不要忘記說一聲謝謝。

下班前一個小時,整理所有思緒

下班前一個小時,我會把所有的軟體關掉,開始整理與歸檔所有的文件。

通常我把所有的檔案存在DropBox,(因為我的電腦容量只有256GB,而DropBox可以Online only,我可以檢視所有的檔案,但是檔案卻還在雲端)開始更新自己的Things,檢視今天的工作量,把進度更新給PM,開始計劃下兩天的工作量。

養成這種習慣,可以讓自己對於Project隨時掌握,保持在規劃上面。

回家後,把所有的通知關掉吧,這是我的時間

我常常說「99%的通知都不需要馬上回覆,那些1%的通知,他們會直接打電話給你,因為很重要。」把時間留給自己,朋友,家人,興趣,學習新的東西吧。

以上是我在正常公司上班的一週Workflow,我不太加班,我也不喜歡加班。在未來,我也不會讓我的員工加班,與其花錢讓他們加班,還不如找出原因讓他們準時回家。

身為一個設計師,如果停止學習與體驗新鮮的事物,將會失去思考的大腦。對於一個沒有創意的設計師,這將是最大的致命傷。


那另外的百分之20%,我在做什麼?

如果週一到週五早上9點到下午6點,一天8小時,五天40小時是正常人的工作時間,那可能我的工作時間會多8小時甚至更多。Boring Lab的時間通常是禮拜六與日的早上去咖啡天工作,時間安排與工作項目非常彈性的。工作項目可能是一個Logo,YOTTA的課程,文章,出書,改網站,經營粉絲,學習新的工具等等。

What is BORING LAB ?

BORING Lab其實是一個設計工作室,沒有正職的員工,沒有實體的工作室,我們的工作室應該是Slack吧。 這種工作室其實是一個概念 — — 我想要繼續在正職公司上班,但同時我想要嘗試一些「特別的」案子。如果又不想花錢租工作室,或許Boring Lab可以練習,嘗試一些事物與組合的空間,然後把這些經驗帶回去正職公司。我們根據案子(Project Base)與對方確定合作關係後,才會開始尋找需要的人才,並簽訂長期合約。當然,在工作室的夥伴也可以有本業,但同時做BORING Lab,我不在乎,好玩就好。

BORING LAB 的接案來源

我的接案來源通常都是來自於朋友的介紹,或是在IG看到我的一些作品,並聯絡我。我覺得身為一個設計師,你必須要大聲的與身邊的人說:「誒,我在做設計,可以找我玩唷!」。有時候一聽到案子的說明,你發現自己很恐慌,沒有相關的經驗,那就把他接下來吧!「錢」在Boring Lab不是重點,嘗試你沒有做過的案子才是重點,當作是一個機會吧。

其他BORING LAB的成員也在台灣的設計&廣告公司上班,有時候他們需要設計時,成員可能會找到我,那時候就看我的時間安排與案子有沒有跟正職有衝突。這邊所謂衝突,我會說是「利益上的衝突」。如果今天已經有一個客戶在我手上,我不能用Boring Lab的名義去接客戶對手的案子,這樣在道義上有點不合情理。

Work at somewhere

這個部分是我最享受的部分。我常常會把電腦帶在身上,去一些咖啡廳工作,有時候會聽到一些新的歌,就快點收到口袋中,嘗試一些沒有吃過的蛋糕與咖啡,邊工作。

天阿,不覺得很享受工作嗎? 做煩了,就去附近逛街,吃美食,去找朋友。我可以很清楚地劃分休息與工作,電腦關起來時,就是享受的時間。所以就是邊玩邊工作,同時也會找到一些有趣的事物,但是線上工作其實沒有那麼自由方便。

有時候平常日的工作做不完,我會放在Boring Lab的時間,但這不能是常態,因為這樣代表你利用自己的時間在做免費的事情。(或許這個Project你非常想要把它做好,那你也可以用Boing Lab的時間來投資)

做ㄧ些工作上做不到的事,會有驚喜發生

有些案子與想法在公司無法執行,可能是沒有夥伴一起進行,可能是公司的客戶比較保守,很多種種的原因讓你腦袋中那些燈泡被射破,所以在Boring Lab我會把那些被射破的碎破收集起來,找適合的對象把這些idea從新製作出來 — — 因為我相信這個idea是有價值的,所以別人不想做,那我自己花自己的時間做吧。

YOTTA就是一個例子,我從來沒有想到我會用教育的方式分享設計,或是開始寫這些文章分享設計,或是跟朋友就做了一個AR,嘗試一些在工作上無法做的事,再把這些失敗的經驗帶回去分享給公司,也把公司所學到的專業利用在Boring Lab上面。

兩邊上的互補,有時候驚喜就會從中跑出來。

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