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開會是時間殺手? 其實開更多會能夠幫團隊省下更多時間!
2020-12-16
讓人討厭的不是開會,而是無意義又攏長的會議才讓人討厭。

我是一位設計師,成立一間設計工作室,叫 BORING Design Lab專注於打造品牌與數位體驗,我們不只是一間設計研究室,同時開發自己的品牌與產品。同時,我會去咖啡廳&公園散步來整理思緒,並用文字的方式記錄在 LATTE & PARK ,分享設計、廣告與科技議題給有興趣的人。

如果要討論上班中最令人討厭的是什麼環節,相信會有不少人馬上想到的就是「攏長的會議」,每次都要長達 2-3 小時的會議是許多上班族的噩夢,有時候結束開會後問題還不一定能解決,只能得到「我們發現問題」這樣的結論,好像專案方面根本沒什麼進展,一回神又要加班,工作時間就越拉越長。這種時候員工就會開始質疑工作中的開會文化,甚至認為開會只是在浪費時間,像是多餘行為,而影響到生產效率,但其實我們只是沒有看清開會真正的價值,沒想過一個好的會議能讓整個團隊更加緊密,更沒想過如何優化會議流程才能使工作的節奏更加順暢,今天就是想以這個議題為進行討論。

如何去定義有效的會議?

在思考如何優化會議流程之前,我們應該要先定義什麼是有效的會議?大家有沒有留意過自己或是同事在開完某個會議後的情緒?離開會議室時覺得精神滿滿,暸解團隊的目標並準備好躍躍欲試,又或是聽到同事抱怨說:「這又是在浪費時間,我不知道為什麼自己要在這個會議?」覺得又是一次不必要的會議,一個好的會議重點不在於有幾個人參加,而是在於能不能得到一個結論。


開會的本質有兩個,分別是「資訊共享」跟「解決問題」,當團隊內部有資訊不對稱的情況時,時常會發生方向錯誤或是工作重複等等問題,這些都會導致後續的問題,資訊共享能促進團隊溝通、增強凝聚力。在進行專案製作時,有時候也會發生不確定自己的方向是否正確,或是臨時有了更好的想法時,就需要透過開會去與團隊夥伴達成共識,讓整個工作流程更順暢、提高生產力。我認為只要能達成其中一個目的,並討論出結論,就算是「合格」的會議。


當會議的計劃和管理不當時,會引起不必要的干擾讓團隊之間疏遠,並且無法實現其既定的目的。一個好的會議其實早在會議開始前就要開始準備了,如果開會前沒有先自己看過資料、思考模擬今天會議的討論內容的話,就很容易導致會議進行一段時間但團隊還沒進入狀態,整體會議的速度就會被拖延,此外提前將問題準備好也是一大關鍵,會議中因為專注在項目討論而導致忘記提出原本想討論的議題,當我們回到座位上時才發現又忘記確認某一個問題,那就可能就要花上多餘的時間來與團隊確認了。

一起頻繁開個「小會」吧!

什麼? 會議已經佔用那麼我們那麼多時間了,為什麼還要開更多會?因為會議不一定要是少則一小時,多則三小時這樣的長度,那只是因為我們使用 Google Calendar 的預設來排程,也不一定要是很多人參加或是提早約好的那種正式會議。如果可以達成開會的基本目的就已經很好了,我們可以開始想想,開會ㄧ定要在會議室嗎?開會一定要準備很正式的 PPT 嗎?開會不能只有設定  7 分鐘嗎?還是任何方法只要可以「資訊共享」跟「解決問題」?


如果打破開會這兩個字的定義,請大家先忘記 Hollywood 電影中的那些穿非常得體的西裝,大家排排坐,每人一份簡報,外面有高樓的美景… 那些只是電影劇情。我覺得開會只是一個達成目標的工具,隨著公司、案件的型態可以隨時調整長度與大小,我認為「精簡又頻繁的開會」可能更符合現在資訊量大、任務繁雜的時代需求,而在這類型的會議上,一次只聚焦一個想討論解決的問題,並在結束時下達非常明確的執行計畫,而頻繁以及精簡的會議可以讓團隊有更多的時間花費在執行上面,而不是坐在會議中聽各方紙上談兵,就像確認目的地,但一直不航行。很多時候執行的時間都是被開會時間吃掉而專案無法順利前進,有些會議不一定要排程,有時根據需要可以及時舉行,任何方法都可以,只要可以達到「資訊共享」跟「解決問題」就是好的會議。

如何開始一個精簡又有質量的會議?

1.先想好目的

開會的原因不外乎就是:

  • 分享團隊工作資訊
  • 設定團隊目標與分配 & 委派任務
  • 集思廣益或產生想法 & 獲得團隊意見
  • 解決問題

開會有如此多的理由跟目的,但是很可惜的,很多時候主辦人卻沒有想好會議上要解決的問題,就匆忙的邀請大家參加會議,而這也是品質不好的會議常發生的原因之一,其中一部分的問題是出於主管/主辦人會遇到連自己無法處理的事情,所以直接選擇與團隊開會來商討該怎麼辦?如果一有事就開會商討,這就好像:「摁,我自己也不知道怎麼做,但是大家都先花時間來聊聊再說吧!」,卻疏忽要先思考真正要解決的是什麼事情?誰又該負責任務?甚至連主辦人也沒有能力去決策後續的實際做法,一切的討論都好像空談,當開會無法解決核心問題時,就算開再多會問題也不會得到解決,而一但開會又流於形式,久而久之團隊成員也不會再用心去看待往後的每次會議了,就開始會發現團隊成員在會議中做其他的專案,甚至是看手機與回覆其他專案訊息等等脫序的情況。所以開會最好是一次只解決一件事情,討論的事情少也沒關係,夠暸解開會的目的以及真正要解決的問題,做出關鍵決定就好。

2.確認與會者都要有參與會議的理由

力求與會者都是必要人士,在公司的每個人都很忙,如果明明就沒有他必須在會議上的理由,你卻請他一起參與會議,同事多半是不會給你好臉色看的,因此開會前先確定與會者是否真的需要開會,來確保自己不會佔用到其他人的時間,這是我們身為同事應具備的好意與美德,同時這也等於幫公司節省了更多的生產時間,假設開會時間需要1.5小時,每減少一個不必要的人開會,就等於是幫公司節省1.5小時的人力,這些時間他們甚至都可以完成手上的其他工作。


也不要覺得開會人數少,會議就會少一個意見,不是人多開會就會順利,如果力求會議上能夠盡快的不拖延做決定,開會人數反而越少越好。因為隨著開會人數的增加,也代表不同的意見越多,就像是如果要邀請朋友一起出去玩時,討論參與的人數越多,最後越容易約不成,而且如果參與會議的人之中還有對狀況不是很清楚的會更糟,因為人多嘴雜都會影響會議決策的難易度,所以讓必須出現的人參加會議就好。視開會的目的而定,就算是一對一的會議也沒有關係,兩個團隊成員間取得共識,之後在群組或內部通訊同步訊息,都能減少其他人的時間。

3.設定會議的關燈時間

會議並不是越長越好,會議也不一定要很長,將會議時間限制在15分鐘以內,為什麼要把會議控制在這個時間?因為每個人的注意力跟精神力都是有限的,投入的心力也會隨著時間越長而變少,而適當的開會時間能讓與會者保持專心不分心,將每一分精神都有效的利用在會議上,確保至少能共同討論解決一件關鍵的事情,開會定在15~30分鐘之內,參與者也不會認為會議很有壓力。


如果會議時間過長,與會者就會開始出現滑手機或是做一些分心事,而將開會時間限制在15分鐘也是讓與會者暸解,團隊必須在有限的時間內達成決議,而不是把時間用在閒聊或是不重要的枝微末節上,同時也讓與會者知道主辦者其實是非常重視大家的時間,開會都是在討論重要的事情。當然,有時大家會因為討論某個議題特別熱忱而忘記了會議時間,這時我們也要設下時間的停損點,避免會議失焦,曾經聽說過朋友的公司為了避免公司會議時間過長,規定如果超過會議時間10分鐘就要把會議室的燈給關掉的情況,這也算是另類的作法囉!

4.把手機跟電腦蓋上禁止分心與多工

我知道在公司真的有非常多的專案在困擾著你,可能早上正在開會,下午就要設計出一個視覺素材或是準備從 Line 或 Mail 確認客戶的需求,而這些繁瑣的事情都不斷的挑動大腦的注意力,誘惑你想要好好的把信箱或手機打開來確認訊息,但是我真的不建議在開會的時候做這些事情,因為分心多工不會讓我們把任何一件事處理的完善,如果正在趕專案報告,要兼顧開會內容,可能會漏看了客戶的關鍵訊息或是設計視覺的細節不夠細緻,最後還是要再另外找時間精修,而對於開會內容也可能一時分心就沒辦法跟上現在開會的進度,這就好像在學校上數學課,只不過打了一下小盹或是稍微時不時分心一下,結果到最後老師教的公式你已經完全看不懂了,嘗試著同時做好多件事情,最後兩件事可能都只有50分,連及格都不到,所以試著一次只解決一件事情吧,有時候慢慢來,真的比較快。

結論

在討論完這麼多細節後,我想提供一個簡單的標準讓各位讀者可以即時的自行審查目前進行的是不是一個有效的會議,就是持續的審視三個重點,偏題、不和諧、浪費資源。討論的內容有沒有超出這次會議預計的內容?太過開放的討論會讓重點偏移,進而模糊焦點,最終無法下定結論。討論的內容有矛盾的地方嗎?會議的進行方向違反最初的核心理念或是造成團隊內的分工不平衡,都會在後續過程中造成問題。我們有在浪費時間或是資源嗎?現在的討論點是否能確實的增加價值還是單純鑽牛角尖?如果沒有做好事前準備,反而在會議中才找尋資料、進行發想,那就是在浪費時間!

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