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遠端團隊工作的溝通靈魂-進行一個高品質的線上會議!
2020-02-24
在遠端工作環境中,如何進行一個有效率的會議?

我是一位設計師,成立一間設計工作室,叫 BORING Design Lab專注於打造品牌與數位體驗,我們不只是一間設計研究室,同時開發自己的品牌與產品。同時,我會去咖啡廳&公園散步來整理思緒,並用文字的方式記錄在 LATTE & PARK ,分享設計、廣告與科技議題給有興趣的人。

有品質的遠端線上會議該注重的細節?

所以要進行一個有品質的線上會議,有哪些細節是該注意的? 我把有品質的遠端會議分成會議前、中、後三個階段,從會議流程開始說明需要的軟體工具及注意事項。

A.遠端會議前 – 良好的終點,始於好的計畫。

1. 訂定共通的會議時間 – 時差讓你生不如死

如果團隊成員彼此之間都有明顯的時差,為了使每個人都能如期參與會議,你可以透過Google Calender來合理安排時間,像是Boring的團隊成員分隔台美歐,我們就是直接透過Calender看到對方的時區,並直接安排會議。

針對有時差的遠端團隊,請斟酌開會的時間點,盡量不要把會議時間安排在大清早或是凌晨,因為早上剛起床時,腦袋容易不清醒,而凌晨時剛結束忙碌的一天,這些都會影響與會者的開會狀態。

過去Sam有段時間在舊金山,並同時與紐約、日本和台灣進行線上工作。環境從辦公室搬到家中、咖啡廳、公園或是任何地方,一開始以為在家工作,或是在線上工作感覺會很自由,可以隨意安排自己時間,但實際上好像沒有想像的那麼自由與方便。有時候,必須早上6點起床開會 (紐約10點,台灣和日本是晚上時間),等於5:30就要先起床洗澡打起精神,準備一下要報告什麼,馬上要進入戰備心情。有時候卻是晚上9點也會有開會 (台灣和日本早上時間)。其實最大的問題是心靈無法自然地放鬆。

2. 提前訂定議程 – 需要一個牧羊人

另外也非常建議在會議進行之前,在開會前聚焦要討論的議題與流程,我們曾經比較過有訂定議程跟一般會議兩者之間的效率,結果開會前訂定議程的會議較後者提早將近半小時結束會議。因為當與會者提前知道他們要討論的內容跟參加會議的目的,會議就能夠有目標的進行,也方便在參加會議之前預先準備相關的資料,進而節省會議時間。

也在這分享以下幾個問題,能夠幫助與會者思考會議要如何順暢進行

  • a.這次會議要討論的事情是什麼?
  • b.這次會議時間需要多久?
  • c.這場會議將如何進行?
  • d.會議前需要準備的資料或是上次的會議的代辦事項回顧

在會議前先規劃好這些事情,會議就有一個良好的起點。

3. 網路的品質影響開會的效率

Sam有一次住在紐約的飯店時,同時要跟日本的夥伴線上開會,沒有想到酒店的網路有那麼爛,非常不穩定。在開會的過程中,幾乎有百分之60都不知道對方在說什麼,「so we will working on $$^%$&^&^%*, so we can %&%^#&&#*#」,Sam當下只能先把聽到的全部寫下來,開會完之後在自己去拼拼湊湊。所以我們保持一個習慣,只要有開會,務必要先確定網路品質。

4. 不要以為每一間咖啡店都適合開會

在咖啡店裡面工作感覺很酷很舒服,如果你真的像Sam一樣喜歡在咖啡店工作,你必須要注意桌椅的高矮是否適合工作、吵鬧的環境是否適合開會,這些都會影響到開會的效率。有一次就在一間咖啡店準備要線上會議,哪知道同時那間咖啡廳突然開始烘豆子,整個咖啡店像是三溫暖一樣,當然最後的會議也是非常的沒有效率。

B.遠端會議中 – 隨時掌控,效率至上

準備一塊數位「共用的白板」才不會雞同鴨講

遠端會議中,因爲無法掌握彼此狀態及對同件事情不同的理解,像是「很難達成會議結論」、「無法聚焦會議主題」、「會議時程落後」等問題都很常出現,在現實的會議中,普遍都會有白板註明目前的討論事項與進度,而在線上會議時,彼此只是在一個虛擬的線上空間開會,會更需要一塊共同的白板來溝通與達成共識。

這邊很推薦使用Notion去作會議上的紀錄,能同步顯示與會人員正在瀏覽的頁面,也可以很自由又結構化的排列會議訊息,另外,如果本身就是使用Notion去作團隊的資料整理,也可以順便把會議記錄歸檔。遠端會議最難的就是掌握彼此當下的狀態,但是透過白板聚焦,你會發現,當彼此的音頻都一致的時候,溝通的良好效率,甚至能讓會議提早結束!

C.遠端會議後 – 確認再聚焦,明確分工。

1. 會議後確認後續分工

在遠端會議中,沒辦法捉摸彼此的狀態下,因此在會議結束前會做個總結,讓大家對這次會議內容更清晰,也確保所有人的資訊量是一致的。

2. 在共同的資料庫留下明確指示

Boring在每次會議結束後,都會在團隊的資料庫留下明確的指示,譬如這周要出幾篇文章或是有什麼其他的專案,我們都會盡可能的在資料庫中,將特定工作項目分配給特定人員,並且給予確認與最後完工期限,不僅僅能夠方便管控進度,也能讓有事缺席的夥伴能跟上進度。

遠端線上會議V.S現場會議

其實遠端會議跟現實會議相比,流程大多是一樣的,只是遠端會議礙於長距離,且無法掌握彼此狀態的緣故,需要有對溝通更好的掌握度,也礙於時差,必須得在夥伴好不容易喬到的時間點將會議最效率進行。

彼此溝通的效率,使終來自於這些乏味的小事。

所以Boring這次提供能幫助大家召開高品質會議的方法,關鍵也都是圍繞在如何讓團隊溝通更順暢無礙。

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